Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveysministeriöltä saama ict-järjestelmien tuki tarkentui 5,45 miljoonaan euroon. Hyvinvointialue haki jaossa olleesta tukierästä lähes kymmentä miljoonaa euroa välttämättömiin muutoksiin, joten suunnitelmia jouduttiin muokkaamaan uusiksi.

Tietojärjestelmien muutoshankkeista päädyttiin karsimaan neljän miljoonan euron arvoiset kokonaisuudet kansalaisten digitaalisista palveluista ja tiedolla johtamisen järjestelmistä.

- Välttämättömät muutokset saadaan toteutettua, mutta isoja leikkauksia jouduttiin tekemään mielestämme tärkeisiin asioihin. Ministeriön tulkinta oli se, ettei myönnettyä rahaa voi käyttää uuden luomiseen ja tason parannukseen. Konkreettinen esimerkki on, että kansalaisten sähköiset palvelut jäivät odottamaan. Tarve olisi esimerkiksi verkkosivujen chat-ratkaisuihin, jotka ohjaisivat ihmisiä helpommin oikeaan paikkaan, digijohtaja Samu Kuosmanen kertoo.

Myös hyvinvointialueen viidestä eri ajanvarausjärjestelmästä haluttaisiin yksinkertaisempi.

- Sähköisiä palveluita on aika paljonkin tarjolla, mutta ne ovat yksittäisiä ratkaisuja. Kansalaiselle niitä ei ole nyt selkeällä tarjottimella. Olisimme toivoneet kansallista asiakasportaalia, mistä asiakas voisi tehdä ajanvarauksia tai muuttaa niitä. Yritämme hyödyntää muita rahoituskanavia sen kehittämiseen”, Kuosmanen toteaa.

Muutokset etenevät aikataulussa

Sosiaali- ja terveysministeriössä on laadittu hyvinvointialueille niin sanottu tiekartta, jonka avulla hyvinvointialueet ovat tehneet suunnitelmat tarvittaville muutoksille. Valtion vaatimus on, että hyvinvointialueiden erilaiset tietojärjestelmät pelaavat jatkossa yhteen.

Sitä taustaa vasten Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen ICT-muutokset etenevät aikataulussa.

- Meillä on paljon tehty Siun sotea perustettaessa, mutta nykyjärjestelmämme alkavat olla elinkaarensa loppupuolella. Toimittajat eivät enää aktiivisesti kehitä niitä, vaan seuraavan sukupolven järjestelmää. He suosittelevat sen hankintaa, ja se johtaa taas isompaan kuvaan eli uuteen asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Mutta sen aika ei ole juuri nyt, vaan joudumme keskittymään vain pakollisiin tehtäviin.

Hyvinvointialue on vastikään kilpailuttanut talous- ja henkilöstöhallintajärjestelmänsä. Hankintakilpailun voittajaksi seuloutui nykyinen toimittaja CGI Suomi Oy, joka toimittaa uudet versiot järjestelmästä. Henkilökuntaa koulutetaan päivitykseen tulevana syksynä.

- Koulutus suunnitellaan lähemmäs loppuvuotta niin, että se on riittävän aikaisin ennen käyttöönottoa mutta niin, että koulutus on vielä tuoreessa muistissa.

Vuosille 2023-2025 on luvassa lisää valtion tukirahaa. Yhteensä ICT-muutoksiin suunnatut avustukset hipovat valtakunnallisesti 440 miljoonaa euroa. Hyvinvointialueiden laskelma tarpeesta on noin miljardin luokkaa.

- Kansallisesti katsottuna saimme suhteessa haettuun summaan nähden ihan hyvin rahaa. Nyt keskitymme siihen, että Siun soten asiat siirtyvät hyvinvointialueelle 1. tammikuuta 2023. Ei onneksi tarvitse enää kerätä läppäreitä kunnista, meillä se työ on jo tehty.

Paljon suunnittelutyötäkin on valmiina, ja esimerkiksi kariutuneen Aster-hankkeen aikana kerätty data tulee hyötykäyttöön.

- Käytännössä laitamme hihat heilumaan niin, että vuodenvaihteessa on valmista.

Eri yksiköiden supergurut haussa

Muutossuunnitelmista tullaan olemaan yhteydessä Siun soten palvelualueisiin tarkemmin.

- On tärkeää kuulla henkilöstöltä, mitä tarpeita on. Syksyllä kartoitusta tehdessä palvelualueita ja niiden henkilöstöä on haastateltu laajasti ja järjestetty työpajoja, mutta kaikki yksityiskohdat eivät varmastikaan ole vielä nousseet esille, hankepäällikkö Katja Gerlander sanoo.

Hän nimittää päivittäin järjestelmiä käyttäviä työntekijöitä superguruiksi, joiden toivotaan ottavan osaa muutoksen valmisteluun esimerkiksi tuntityönä.

- Meillä on pieni, tiivis porukka tekemässä ICT-muutossuunnitelmia, ja tulemme tarvitsemaan lisää asiantuntijoita kentältä. Päivittäiset käyttäjät ovat niitä kaipaamiamme superguruja, esimerkiksi teho-osaston työntekijät tietävät tasan tarkkaan, miten Clinisoft-potilastietojärjestelmä pyörii. Yksiköiden asiantuntemus on erittäin tärkeää, Gerlander muistuttaa.