Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella noudatamme tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita ja toteutamme asianmukaiset toimenpiteet, jotta alueemme asukkaiden tietosuojaoikeudet toteutuvat.

Hyvinvointialueen asiakkailla on oikeus saada tietoa henkilötietojensa keräämisestä ja käsittelystä. Henkilötietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää ja asiakkaiden on tiedettävä, mitä heidän henkilötietojaan käsitellään ja mihin tarkoituksiin sekä mihin tietojen käsittely perustuu. Lisäksi asiakkaille on annettava tieto mahdollisista tietojen luovutuksista sekä tietojen käsittely- ja säilytysajoista.

Hyvinvointialueella henkilötietoja käsitellään erilaisiin tarkoituksiin, mm. hoidon ja palvelun järjestämiseksi, toiminnan johtamisen ja päätöksenteon sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarpeisiin. Hyvinvointialueella toteutettava henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Hyvinvointialueen on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet asiakkaiden tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi ja osaltaan helpotettava oikeuksien käyttämistä ja annettava ohjausta asiakkaille tarvittaessa. Hyvinvointialueella jokainen työntekijä ja viranhaltija on velvollinen ohjaamaan ja neuvomaan alueen asiakkaita. Ohjausta ja neuvontaa rekisteröidyille antavat myös hyvinvointialueen tietosuojavastaavat.

Asiakkailla on erilaisia tietosuojaoikeuksia. Asiakas ei voi käyttää kuitenkaan kaikkia tietosuojaoikeuksiaan kaikissa tilanteissa. Oikeuksiin vaikuttaa henkilötiedoille määritetty käsittelyperuste. Hyvinvointialueella asiakas- ja potilastietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön ja tietojen käyttö on edellytys sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämiselle ja toteuttamiselle. Tällöin näihin tietoihin ei voi kohdistaa siirto-, poisto-, käsittelyn rajoitus- tai vastustamisoikeutta. Lisätietoja asiakkaiden tietosuojaoikeuksista Asiakas- ja potilastiedot -sivustolla.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Hyvinvointialueella henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain ennalta suunniteltuja, määriteltyjä ja laillisia käyttötarkoituksia varten. Tiedot suojataan siten, että niitä pääsevät käsittelemään vain sellaiset henkilöt, jotka ovat työtehtäviensä puolesta käsittelyyn oikeutettuja. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Asiakas- ja potilastietojen sekä muiden henkilötietojen käsittelyä sekä tietosuoja- ja tietoturvaohjeiden noudattamista valvotaan säännöllisesti. Havaitut poikkeamat ja tietoturvaloukkaukset käsitellään asianmukaisesti ja niistä tehdään tarvittaessa lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille ja rekisteröidyille.

Hyvinvointialueen tietojärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus pyritään varmistamaan ja turvaamaan myös teknisillä turvatoimilla. Tietojärjestelmien, päätelaitteiden, tietoliikenneyhteyksien ja palvelinympäristöjen suojaustoimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaukset ja säännölliset tietoturvapäivitykset.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu tai niitä luovutetaan luvattomasti sivulliselle tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole käsittelyoikeutta.

Hyvinvointialueen henkilötietojen käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta voi ilmoittaa sähköisessä asiointipalvelussa. Ilmoituksen tekeminen edellyttää vahvaa tunnistautumista, esimerkiksi verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteiden tarkoituksena on antaa kattava ja selkeä kuva tietojen käsittelyn kokonaisuudesta henkilöille, keiden tietoja eri käsittelytoimien yhteyksissä käsitellään.

Hallinto ja yhteiset palvelut

Asianhallintajärjestelmä (pdf)

Digitaalinen palvelualusta (pdf)

Hyvinvointialuelain mukaiset sidonnaisuusilmoitukset (pdf)

Hyväksyttyjen palvelusetelituottajien julkinen luettelo (pdf)

Hätäkeskuslaitokselle ilmoitettujen hätäilmoitusten sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen tiedot (pdf)

Järjestöjen toiminta- ja teema-avustukset, kumppanuus- ja yhteistyösopimukset sekä avustusten raportointi (pdf)

Kuntouttavan työtoiminnan maakunnallisen kehittämisen hanke (pdf) 

Laatuportti-asiakaspalautejärjestelmä (pdf)

Laatuportti -asiakkaan vaaratilanneilmoitus (pdf)

Laatuportti -yhteistyökumppaneiden vaaratilanneilmoitus (pdf)

Lehdistötiedotteiden jakelulistat (pdf)

Mediapankki (pdf)

Palvelusetelin saaneiden asiakkaiden rekisteri Vaana Oy/OmaVaana (pdf)

Polis kansalaiskeskustelualusta (pdf)

Effector-palveluseteli- ja apuvälinepalvelujärjestelmä (pdf)

Roidu - Asiakaspalautejärjestelmä (pdf)

Tallentava kameravalvonta (pdf)

Tietosuojan valvonta (pdf)

Tietoturvaloukkausten käsittely (pdf)

Uutiskirjeet (pdf)

Verkkosivujen käyttäjäkysely (pdf)

Henkilöstö

Henkilöstöhallinto ja luottamushenkilöt (pdf)

Opetus ja ohjaus (pdf)

Palkkaharmonisointi - takautuvien palkkasaatavien maksu (pdf)

Uuden työntekijän henkilötietolomake (pdf)

Puhelintallenteet (pdf)

Pelastustoimi

Ambulanssien turvakamerajärjestelmä (pdf)

Sosiaalihuolto

Axitare lääkeannostelija (pdf)

Hei ikäihminen, mitä siulle kuuluu -toimintamalli (pdf)

Hyväksyttyjen kotipalvelun tukipalveluntuottajien julkinen luettelo (pdf)

Oiva Health SmartCare kotihoidon kuvapuhelinpalvelussa (pdf) 

Previct Alcohol -sovellus (pdf)

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri (pdf)

Vapaaehtoistoimijoiden yhteystietorekisteri ikääntyneiden palvelujen asumisyksiköissä (pdf)

Turvapalvelu, Umo-järjestelmä (pdf)

Terveydenhuolto

Medinet - Sähköinen omahoitopalvelu (pdf)

Terveydenhuollon potilasrekisteri (pdf)

Ympäristöterveydenhuolto

Eläinlääkintäpalvelut (pdf)

Ympäristöterveydenhuolto, valvonta (pdf)

Tutkimustoiminta

Tutkimuksiin liittyvät tietosuojaselosteet löytyvät tutkimusten kuvausten yhteydestä sivulta Käynnissä olevat tutkimukset.