Digi­pal­ve­lua­lustan tieto­suo­ja­se­loste

Laadittu: 15.3.2024
Päivi­tetty: 28.2.2024

Tieto­suo­ja­se­loste sisältää EU:n yleisen tieto­suoja-asetuksen (679/2016) infor­moin­ti­vel­voit­teen edel­lyt­tämät
tiedot. Lisä­tie­toja henki­lö­tie­tojen käsit­te­lystä Pohjois-Karjalan hyvin­voin­tia­lu­eella:
Henki­lö­tie­tojen käsittely – Siun sote

Rekis­te­rin­pi­täjä

Pohjois-Karjalan hyvin­voin­tialue – Siun sote
Tikka­mäentie 16
80210 Joensuu
puh. 013 3300 (vaihde)

Rekis­te­rin­pi­täjän edustaja(t)

Terveys- ja sairaan­hoi­to­pal­ve­luiden toimia­lue­joh­taja Susanna Wilen
013 330 4042
[email protected]

Hyvin­voin­tia­lueen tieto­suo­ja­vas­taava

Siun soten tieto­suo­ja­vas­taava
[email protected]

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus

Henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään sähköisten asioin­ti­pal­ve­lujen tarjoa­mi­seksi Siun soten asiak­kaille. Henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään, kun asiakas asioi sähköi­sesti palve­lua­lus­talla ja tuottaa osaltaan itse palve­lua­lus­talle tietoja sekä kommu­nikoi Siun soten sosiaali- ja tervey­den­huollon ammat­ti­laisten kanssa. Palve­lua­lustan käyttö on asiak­kaalle vapaa­eh­toista. Asiakkaan sosiaali- ja tervey­den­huollon palve­luissa syntyvät asia­kas­asia­kirjat laaditaan asian­mu­kai­sesti Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään.

Sähköisen asioin­ti­pal­velun käyt­tö­eh­tojen hyväk­syntä on edellytys palvelun käyt­tä­mi­selle. Käyt­tö­ehdot ovat luet­ta­vissa rekis­te­röi­ty­misen ja kirjau­tu­misen yhtey­dessä.

Siun soten työn­te­ki­jöiden henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään asioin­tia­lustan käyt­tä­jä­hal­linnan toteut­ta­mi­seksi sekä asioin­tia­lustan toiminnan ja palve­lujen kehit­tä­mi­seksi, yllä­pi­tä­mi­seksi sekä laadun varmis­ta­mi­seksi.

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste

Henki­lö­tie­tojen käsit­te­ly­pe­rus­teena on rekis­te­rin­pi­täjän laki­sää­teinen velvoite; laki sosiaali- ja tervey­den­huollon järjes­tä­mi­sestä 612/2021; laki digi­taa­listen palve­lujen tarjoa­mi­sesta 306/2019; laki sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­te­lystä (703/2023).

Käsi­tel­tävät henki­lö­tiedot

Palve­lua­lus­talla käsi­tel­lään seuraavia asiakkaan henki­lö­tie­toja:

• nimi
• henki­lö­tunnus
• kotikunta
• lisäksi sähkö­pos­tio­soite ja puhe­lin­nu­mero, mikäli asiakas lisää ne oman tilin yhteyteen.

Lisäksi asiak­kaista käsi­tel­lään erityisiä henki­lö­tie­to­ryhmiä liittyen asiakkaan tervey­den­ti­laan, joita voi tulla esille asioinnin yhtey­dessä esimer­kiksi asiakkaan itsensä tuot­ta­mina tietoina (esim. chat-keskus­te­lu­tiedot, asiakkaan lataamat kuvat ja asia­kir­ja­tie­dostot, kyse­ly­vas­taukset sekä mittaus­tiedot).

Asia­kas­koh­de­ryhmän mukaan voidaan lisäksi käsitellä asiakkaan huoltajan, asiakkaan huol­let­tavan tai asiakkaan puolesta asioivan henkilön tietoja. Puolesta-asioinnin yhtey­dessä tiedot saadaan puolesta-asioi­valta henki­löltä, jolla on viral­linen valtuutus asioin­tiin.

Lisäksi palve­lua­lus­talla käsi­tel­lään teknisinä tunnis­teina IP-osoi­te­tie­toja ja pääte­lai­te­tie­toja sekä alustan muodos­tamia loki­tie­toja alustan käytöstä. Teknisinä tietoina käsi­tel­lään lisäksi tunnis­tamis- ja
varmen­ta­mis­vä­li­neiden ja ‑palve­lujen käyttöön liittyviä tarpeel­lisia tietoja.

Palve­lua­lus­talla käsi­tel­lään seuraavia Siun soten työn­te­ki­jöiden työhön liittyviä henki­lö­tie­toja:

• nimi ja ammat­ti­ni­mike
• työsäh­kö­pos­tio­soite
• yksi­löl­linen käyt­tä­jä­tun­niste

Työn­te­ki­jöiden osalta alustalla voidaan käsitellä sijain­ti­tie­toja ainoas­taan alustalla tapah­tuvan ajan­va­rauksen yhtey­dessä, jossa voidaan käsitellä toimi­paikan sijaintia tai tarjot­ta­viin palve­luihin liittyvää sijaintia.

Sään­nön­mu­kaiset tieto­läh­teet

Henki­lö­tie­toja kerätään asiak­kailta itseltään sekä Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mästä. Lisäksi tietoja saadaan Digi- ja väes­tö­tie­to­vi­ras­tolta asiakkaan Suomi.fi-tunnistautumisen yhtey­dessä (etunimi, sukunimi, henki­lö­tunnus, kotikunta).

Siun soten työn­te­ki­jöiden tiedot saadaan työyk­si­köistä.

Tietojen sään­nön­mu­kaiset luovu­tukset

Asiak­kai­siin liittyviä tietoja ei sään­nön­mu­kai­sesti luovuteta. Mikäli tietoja luovu­te­taan, se perustuu asiakkaan itsensä antamaan suos­tu­muk­seen tai viran­omaisen esit­tä­mään tieto­pyyn­töön, jossa on esitetty tietojen luovut­ta­mi­seen oikeu­tet­tava lain­säännös. Tiedot luovu­te­taan tällöin asiakas- tai poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mästä.

Työn­te­ki­jöihin liittyviä tietoja luovu­te­taan asioin­tia­lustan käyttöön liittyen asioin­tia­lustan pääkäyt­tä­jille sekä työn­te­ki­jöiden esihen­ki­löille. Luovu­tet­tavat tiedot liittyvät mm. asioin­ti­mää­riin ja asioin­tien ajan­koh­tiin sekä muihin asioin­tiin liit­ty­viin yleisiin tietoihin (mm. odotusaika, vastausaika, asiakkaan arvio asioin­nille). Tietojen
luovu­tuksen tavoit­teena on mahdol­listaa työn toteu­tuksen ja laadun seuranta, oikea-aikainen resurs­si­suun­nit­telu sekä yksikön koko­nai­suuden ja palve­lujen tuot­ta­misen hallinta, toiminnan suun­nit­telu, johta­minen sekä kehit­tä­minen. Työn­te­ki­jöihin liittyvä tietojen käsittely on käsitelty hyvin­voin­tia­lueen yhteis­työ­toi­mi­kun­nassa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulko­puo­lelle

Tietoja ei lähtö­koh­tai­sesti siirretä tai tallen­neta EU:n tai ETA:n ulko­puo­lelle. Mikäli tietoja siir­re­tään, nouda­te­taan aina EU:n yleisen tieto­suoja-asetuksen edel­lyt­tämiä suoja­toimia.

Auto­maat­tinen päätök­sen­teko ja profi­lointi

Henki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä ei suoriteta auto­maat­tista päätök­sen­tekoa tai profi­lointia.

Henki­lö­tie­tojen säily­ty­saika

Säily­ty­saika määräytyy sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­te­lystä annetun lain (703/2023) mukai­sesti sekä Siun soten tiedo­noh­jaus­suun­ni­telman mukai­sesti.

Asiakkaan hoidon ja palvelun kannalta olen­nainen tieto kirjataan osaksi asiakkaan tietoja Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mässä. Säily­ty­saika määräytyy rekis­te­rin­pi­tä­jälle kuuluvien laki­sää­teisten velvoit­teiden mukai­sesti.

Asiakas voi poistaa tilinsä palve­lua­lus­talta, jolloin asiakkaan tiedot alustalta poistuvat tilin poiston yhtey­dessä.

Rekis­te­röi­tyjen oikeudet

Oikeus saada tutustua tietoihin

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jältä vahvistus siitä, käsit­te­leekö tämä häntä koskevia henki­lö­tie­toja. Jos rekis­te­röidyn tietoja käsi­tel­lään, rekis­te­rin­pi­täjän on toimi­tet­tava hänelle jäljennös käsi­tel­tä­vistä henki­lö­tie­doista. Oikeus voidaan evätä vain laissa säädetyin perustein.

Oikeus oikaista tietoja

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia, että rekis­te­rin­pi­täjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheel­liset henki­lö­tiedot. Rekis­te­röi­dyllä on myös oikeus saada puut­teel­liset henki­lö­tiedot täyden­nettyä. Oikeus voidaan
evätä rekis­te­rin­pi­täjän arvioinnin perus­teella.

Oikeus poistaa tiedot

Oikeutta tietojen pois­ta­mi­seen ei ole, sillä tietoja käsi­tel­lään rekis­te­rin­pi­täjän laki­sää­teisen tehtävän suorit­ta­mi­seksi. Tämä tarkoittaa, että asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään kirjat­tuja tietoja ei voi pyytää pois­ta­maan.

Asiakas voi poistaa oman tilinsä palve­lua­lus­talta halu­tes­saan. Tällöin asiakkaan tiedot alustalta poistuvat tilin poiston yhtey­dessä.

Oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jälle toimit­ta­mansa henki­lö­tiedot jäsen­nel­lyssä, yleisesti käyte­tyssä ja koneel­li­sesti luet­ta­vassa muodossa sekä halu­tes­saan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekis­te­rin­pi­tä­jälle.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa tietojen käsit­telyä

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus vastustaa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyä eli pyytää, ettei tietoja käsi­tel­täisi ollenkaan.

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­täjää rajoit­ta­maan häntä koskevien henki­lö­tie­tojen käsit­telyä.

Oikeus olla joutu­matta auto­maat­tisen päätök­sen­teon kohteeksi

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen.

Oikeus tehdä ilmoitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä ilmoitus tieto­suo­ja­val­tuu­tetun toimis­toon, mikäli hän katsoo, että hänen tieto­suo­ja­oi­keuk­siaan on loukattu tai hän on havainnut epäkohdan henki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä.
Tieto­suo­ja­val­tuu­tettu ei lähtö­koh­tai­sesti ota kantaa sellai­siin tapauk­siin, joissa rekis­te­rin­pi­tä­jään ei ole oltu itse yhtey­dessä. Lisä­tie­toja saa tieto­suo­ja­val­tuu­tetun toimis­tosta: www​.tieto​suoja​.fi.