Hyvin­voin­tia­lu­eella kehi­te­tään kirjaa­mista – tavoit­teena entistä sujuvampi palvelu ja parempi tiedon­kulku

Sosiaali- ja tervey­den­huollon kirjaa­mis­käy­tän­töjen kehit­tä­minen on noussut yhä keskei­sem­mäksi osaksi laadu­kasta asiakas- ja poti­las­työtä. Kirjaa­minen ei ole vain tiedon­hal­lintaa, vaan tärkeä osa orga­ni­saa­tion laatu- ja tieto­joh­ta­mista, sekä asiakas- ja poti­las­tur­val­li­suutta. Kansal­linen ohjaus ja yhte­näiset kirjaa­mis­oh­jeet vähen­tävät pääl­lek­käistä työtä ja paran­tavat tiedon hyödyn­net­tä­vyyttä sekä asia­kas­työssä että johta­mi­sessa. Pelkät ohjeet eivät kuiten­kaan riitä – tarvitaan sään­nöl­listä koulu­tusta, yhteis­työtä ja kriit­tistä tarkas­telua toimin­ta­ta­poihin.

Selkeä yhteinen suunta ja tavoit­teet sekä suun­ni­tel­mal­linen tieto­joh­ta­minen, riittävä tekninen tuki ja yhden­mu­kaiset ohjaavat rakenteet muodos­tavat koko­nai­suuden, joka mahdol­listaa sujuvan ja vaikut­tavan kirjaa­misen.  Kirjaa­mista ohjaava lain­sää­däntö ja kansal­liset ohjeet ovat muut­tu­neet viime vuosina. Samalla sote-orga­ni­saa­tioiden kirjaa­mis­käy­tännöt ovat muovau­tu­neet erilai­siksi, mikä on tuonut haasteita tiedon yhden­ver­tai­suu­delle ja laadulle. Yhden­mu­kais­ta­mi­sella halutaan varmistaa asiak­kaille tasa­laa­tuinen palvelu ja turvata heidän tiedon­saan­tioi­keu­tensa. Tämä työ vaatii syste­maat­ti­suutta ja eri tasoilla tehtävää kehit­tä­mistä.

Pohja pysyville kirjaa­misen raken­teille on luotu                              

Laaja-alaista työtä kirjaa­misen kehit­tä­mi­seksi Pohjois-Karjalan hyvin­voin­tia­lu­eella – Siun sotessa on tehty Hyvin­vointia ja kestäviä sosiaali- ja tervey­den­huollon palveluja Pohjois-Karja­lassa ‑hank­keessa vuosina 2023–2025. Hank­keessa tunnis­tet­tiin orga­ni­saa­tio­ta­soinen tarve saattaa kirjaa­misen käytännöt kansal­listen vaati­musten mukai­seksi sekä tarve suju­voittaa ammat­ti­laisten asia­kas­työn kirjaa­mista. Hankkeen aikana kiin­ni­tet­tiin huomiota kirjat­tavan asia­kas­tiedon laatuun ja ajan­ta­sai­suu­teen asiakas- ja poti­las­asia­kir­jojen ymmär­ret­tä­vyyden paran­ta­mi­seksi sekä asiak­kaiden tiedon­saan­tioi­keuden turvaa­mi­seksi.

Siun sotessa on hankkeen myötä kehitetty kirjaa­mista tukevia raken­teita, joiden myötä saadaan tuotettua laaduk­kaampaa sekä asiakas- ja poti­las­tur­val­li­sempaa työtä. Hanke loi perustan kirjaa­misen ja tilas­toinnin laadun­hal­linnan mallille ja kirjaa­mis­koor­di­naat­to­ri­toi­min­nalle, jotka antavat orga­ni­saa­tiolle pohjan kirjaa­mis­käy­tän­töjen vahvis­ta­mi­selle. Laadun­hal­linnan mallin kehit­tä­mistyö ja toiminta tulee jatkumaan hankkeen päät­ty­misen jälkeen. Kirjaa­mis­koor­di­naat­to­reiden rooli on tunnis­tettu tärkeäksi, ja he jatkavat orga­ni­saa­tiossa pysyvänä tukena ammat­ti­lai­sille. Koor­di­naat­torit tukevat käytännön kirjaa­mis­työtä ja vahvis­tavat pysyviä, yhte­näisiä toimin­ta­mal­leja esimer­kiksi koulut­ta­malla ammat­ti­laisia.

Uusi asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­telmä vaatii koko orga­ni­saa­tion sitou­tu­mista

Kirjaa­mis­käy­tän­töjen kehit­tä­minen nivoutuu tiiviisti myös Siun soten uuteen asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään. Uuden järjes­telmän käyt­töön­otto ei ole pelkkä tekninen päivitys, vaan orga­ni­saa­tion laajuinen muutos, jossa koros­tuvat hyvä määrit­te­lytyö, kattava koulutus ja sujuva arjen tuki.

Koulu­tuk­seen panos­ta­minen on ratkai­sevaa, jotta henki­löstö voi omaksua uudet käytännöt tehok­kaasti ja näin mahdol­listaa sujuvan asia­kas­työn myös muutoksen keskellä. Käyt­töön­oton aikana tekninen tuki, selkeä työnjako ja vastuu­käy­tännöt ovat vält­tä­mät­tömiä kirjaa­misen suju­vuuden varmis­ta­mi­seksi orga­ni­saa­tion kaikilla tasoilla.

Hyvin­vointia ja Kestäviä sosiaali- ja tervey­den­huollon palveluja Pohjois-Karja­lassa ‑hanke on Euroopan unionin rahoit­tama ja sitä valvoo sosiaali- ja terveys­mi­nis­teriö.