Tieto­suo­ja­se­loste: Digi­taa­liset palvelut (BeeHealthy Oy)

Laadittu: 15.3.2024
Päivi­tetty: 26.2.2026

Tieto­suo­ja­se­loste sisältää EU:n yleisen tieto­suoja-asetuksen (2016/679) infor­moin­ti­vel­voit­teen edel­lyt­tämät tiedot. Lisä­tie­toja henki­lö­tie­tojen käsit­te­lystä Pohjois-Karjalan hyvin­voin­tia­lu­eella: Henki­lö­tie­tojen käsittely – Siun sote

Rekis­te­rin­pi­täjä

Pohjois-Karjalan hyvin­voin­tialue – Siun sote
Tikka­mäentie 16
80210 Joensuu
puh. 013 3300 (vaihde)

Rekis­te­rin­pi­täjän vastuu­hen­kilöt

Terveys- ja sairaan­hoi­to­pal­ve­luiden toimia­lue­joh­taja Susanna Wilén
puh. 013 330 4042
[email protected]

Sosi­aa­li­pal­ve­luiden toimia­lue­joh­taja Hannele Komu
puh. 013 330 6692
[email protected]

Hyvin­voin­tia­lueen tieto­suo­ja­vas­taava

Tieto­suo­ja­vas­taava
[email protected]

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus

Henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään sähköisten asioin­ti­pal­ve­lujen tarjoa­mi­seksi Siun soten asiak­kaille. Henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään, kun asiakas asioi digi­taa­li­sissa palve­luissa, tuottaen itse tietoja ja kommu­ni­koi­des­saan Siun soten sosiaali- ja tervey­den­huollon ammat­ti­laisten kanssa. Digi­taa­listen palve­luiden käyttö on asiak­kaalle vapaa­eh­toista.

Henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään lisäksi sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen kirjausten valmis­te­luun ja laadin­taan asia­kas­ta­paa­mi­sissa, chat-keskus­te­luissa sekä ammat­ti­laisen sanel­lessa kirjauksen asia­kas­ta­paa­mi­sesta. Ammat­ti­hen­ki­löiden käyttöön suunnatun Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalun pilo­tointi hyvin­voin­tia­lu­eella alkaa keväällä 2026.

Digi­taa­listen palve­lujen käyt­tö­eh­tojen hyväk­syntä on edellytys palvelun käyt­tä­mi­selle. Käyt­tö­ehdot ovat luet­ta­vissa palveluun rekis­te­röi­ty­misen ja kirjau­tu­misen yhtey­dessä. Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalun käyttö ei edellytä käyt­tö­eh­tojen hyväk­syntää tilan­teessa, jossa asiakas asioi fyysi­sesti samassa tilassa ammat­ti­hen­kilön kanssa tai muun kuin käyt­tö­eh­tojen mukaisten digi­taa­listen palve­lujen kautta. Asiak­kaalla on lisäksi mahdol­li­suus myös antaa anonyymiä palau­tetta digi­taa­li­sista palve­luista, jonka tarkoi­tuk­sena on saada tietoa palvelun käyt­tö­ko­ke­muk­sista sekä mahdol­li­sista kehit­tä­mis­koh­teista palve­lujen laadun paran­ta­mi­seksi. Palaute kerätään numee­ri­sesti arvioi­malla sekä mahdol­lis­taen avoimen palaut­teen antamisen kirjal­li­sesti.

Asiakkaan sosiaali- ja tervey­den­huollon palve­luissa syntyvät asia­kas­asia­kirjat laaditaan asian­mu­kai­sesti Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään. Sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus, käsit­telyn oikeus­pe­ruste ja menet­telyt on kuvattu tarkemmin hyvin­voin­tia­lueen verk­ko­si­vuilta löyty­villä rekis­te­ri­koh­tai­silla tieto­suo­ja­se­los­teilla (Tervey­den­huollon poti­las­re­kis­teri ja Sosi­aa­li­huollon asia­kas­re­kis­teri).

Siun soten työn­te­ki­jöiden henki­lö­tie­toja käsi­tel­lään digi­taa­listen palve­lujen käyt­tä­jä­hal­linnan toteut­ta­mi­seksi sekä digi­taa­listen palve­lujen toiminnan ja palve­lujen kehit­tä­mi­seksi, yllä­pi­tä­mi­seksi sekä laadun varmis­ta­mi­seksi.

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­ruste

Henki­lö­tie­tojen käsit­te­ly­pe­rus­teena on rekis­te­rin­pi­täjän laki­sää­teinen velvoite; laki sosiaali- ja tervey­den­huollon järjes­tä­mi­sestä 612/2021; laki digi­taa­listen palve­lujen tarjoa­mi­sesta 306/2019; laki sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­te­lystä 703/2023. Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalun osalta henki­lö­tie­tojen käsit­telyn perus­teena on edellä kuvattu rekis­te­rin­pi­tä­jälle kuuluva laki­sää­teinen velvoite. Työkalun hyödyn­tä­mi­sestä asiak­kaita infor­moivat asia­kas­ta­paa­mi­sissa ammat­ti­hen­kilöt, ja asiak­kailla on mahdol­li­suus kieltää työkalun hyödyn­tä­minen asioinnin aikana.

Sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­telyn oikeus­pe­rus­teet on kuvattu tarkemmin hyvin­voin­tia­lueen verk­ko­si­vuilta löyty­villä rekis­te­ri­koh­tai­silla tieto­suo­ja­se­los­teilla (Tervey­den­huollon poti­las­re­kis­teri ja Sosi­aa­li­huollon asia­kas­re­kis­teri).

Käsi­tel­tävät henki­lö­tiedot

Digi­taa­li­sissa palve­luissa käsi­tel­lään seuraavia asiakkaan henki­lö­tie­toja:

• nimi
• henki­lö­tunnus
• kotikunta
• lisäksi sähkö­pos­tio­soite ja puhe­lin­nu­mero, mikäli asiakas lisää ne oman tilin yhteyteen.

Lisäksi asiak­kaista käsi­tel­lään erityisiä henki­lö­tie­to­ryhmiä liittyen asiakkaan tervey­den­ti­laan, joita voi tulla esille asioinnin yhtey­dessä esimer­kiksi asiakkaan itsensä tuot­ta­mina tietoina (esim. chat-keskus­te­lu­tiedot, asiakkaan lataamat kuvat ja asia­kir­ja­tie­dostot, kyse­ly­vas­taukset sekä mittaus­tiedot). Käsittely kohdistuu lisäksi asiakkaan sosi­aa­li­huollon asiak­kuu­teen ja sosi­aa­li­huollon palve­luihin liit­ty­viin tietoihin eri palve­lu­teh­tä­vissä. Mikäli asia­kas­ta­paa­mi­sissa hyödyn­ne­tään Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalua, käsi­tel­tä­vänä henki­lö­tie­tona on lisäksi asiakkaan ääni. Henki­lö­tie­toja ei käsitellä asia­kas­ta­paa­mi­sista muodos­tuvan tallen­teen pohjalta työkalun tuot­ta­missa kirjaus­luon­nok­sissa.

Asia­kas­koh­de­ryhmän mukaan voidaan lisäksi käsitellä asiakkaan huoltajan, asiakkaan huol­let­tavan tai asiakkaan puolesta asioivan henkilön tietoja. Puolesta-asioinnin yhtey­dessä tiedot saadaan puolesta-asioi­valta henki­löltä, jolla on viral­linen valtuutus asioin­tiin.

Lisäksi digi­taa­li­sissa palve­luissa käsi­tel­lään teknisinä tunnis­teina IP-osoi­te­tie­toja ja pääte­lai­te­tie­toja sekä digi­taa­listen palve­lujen muodos­tamia loki­tie­toja digi­taa­listen palve­lujen käytöstä. Teknisinä tietoina käsi­tel­lään lisäksi tunnis­tamis- ja varmen­ta­mis­vä­li­neiden ja ‑palve­lujen käyttöön liittyviä tarpeel­lisia tietoja.
Digi­taa­li­sissa palve­luissa käsi­tel­lään seuraavia Siun soten työn­te­ki­jöiden työhön liittyviä henki­lö­tie­toja:

• nimi ja ammat­ti­ni­mike
• työsäh­kö­pos­tio­soite
• yksi­löl­linen käyt­tä­jä­tun­niste.

Työn­te­ki­jöiden osalta digi­taa­li­sissa palve­luissa voidaan käsitellä sijain­ti­tie­toja ainoas­taan digi­taa­li­sissa palve­luissa tapah­tuvan ajan­va­rauksen yhtey­dessä, jossa voidaan käsitellä toimi­paikan sijaintia tai tarjot­ta­viin palve­luihin liittyvää sijaintia. Mikäli ammat­ti­hen­kilö hyödyntää Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalua, käsi­tel­tä­vänä henki­lö­tie­tona on lisäksi työn­te­kijän ääni.

Sään­nön­mu­kaiset tieto­läh­teet

Henki­lö­tie­toja kerätään asiak­kailta itseltään sekä Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mästä. Lisäksi tietoja saadaan Digi- ja väes­tö­tie­to­vi­ras­tolta asiakkaan Suomi.fi-tunnistautumisen yhtey­dessä, jolloin käsi­tel­täviä henki­lö­tie­toja ovat asiakkaan etunimi, sukunimi, henki­lö­tunnus ja lisäksi kotikunta.

Siun soten työn­te­ki­jöiden tiedot saadaan työyk­si­köistä.

Tietojen sään­nön­mu­kaiset luovu­tukset

Asiak­kai­siin liittyviä tietoja ei sään­nön­mu­kai­sesti luovuteta. Mikäli tietoja luovu­te­taan, se perustuu asiakkaan itsensä antamaan suos­tu­muk­seen tai viran­omaisen esit­tä­mään tieto­pyyn­töön, jossa on esitetty tietojen luovut­ta­mi­seen oikeu­tet­tava lain­säännös. Tiedot luovu­te­taan tällöin asiakas- tai poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mästä.

Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalun tuottamia sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen kirjaus­luon­noksia tai tapaa­mi­sesta tai ammat­ti­laisen sanelusta muodos­tuvaa ääni­tal­len­netta ei luovuteta asiak­kaille tai muutoin hyvin­voin­tia­lueen ulko­puo­lelle. Kirjaus­luonnos ja ääni­tal­lenne ovat vain ammat­ti­hen­kilön saata­villa ennalta määri­tellyn ajan, ja niiden käyt­tö­tar­koitus on sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen kirjausten valmis­telu. Kirjaukset laaditaan valmis­telun jälkeen asiakas- tai poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään.

Työn­te­ki­jöihin liittyviä tietoja luovu­te­taan digi­taa­listen palve­lujen käyttöön liittyen digi­taa­listen palve­lujen pääkäyt­tä­jille sekä työn­te­ki­jöiden esihen­ki­löille. Luovu­tet­tavat tiedot liittyvät mm. asioin­ti­mää­riin ja asioin­tien ajan­koh­tiin sekä muihin asioin­tiin liit­ty­viin yleisiin tietoihin (mm. odotusaika, vastausaika, asiakkaan antama palaute ja arvio asioin­nille). Tietojen luovu­tuksen tavoit­teena on mahdol­listaa työn toteu­tuksen ja laadun seuranta, oikea-aikainen resurs­si­suun­nit­telu sekä yksikön koko­nai­suuden ja palve­lujen tuot­ta­misen hallinta, toiminnan suun­nit­telu, johta­minen sekä kehit­tä­minen. Työn­te­ki­jöihin liittyvä tietojen käsittely on käsitelty hyvin­voin­tia­lueen yhteis­työ­toi­mi­kun­nassa. Asia­kas­pa­laut­teita ja ‑arvioita hyödyn­ne­tään anonyy­meina yksi­köiden toiminnan kehit­tä­mi­sessä sekä hyvin­voin­tia­lueen vies­tin­nässä ja mark­ki­noin­nissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulko­puo­lelle

Tietoja ei lähtö­koh­tai­sesti siirretä tai tallen­neta EU:n tai ETA:n ulko­puo­lelle. Mikäli tietoja siir­re­tään, nouda­te­taan aina EU:n yleisen tieto­suoja-asetuksen edel­lyt­tämiä suoja­toimia.

Auto­maat­tinen päätök­sen­teko ja profi­lointi

Henki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä ei suoriteta auto­maat­tista päätök­sen­tekoa tai profi­lointia.

Henki­lö­tie­tojen säily­ty­saika

Asiakkaan hoidon ja palvelun kannalta olen­nainen ja vält­tä­mätön tieto kirjataan osaksi asiakkaan tietoja Siun soten asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mässä. Säily­ty­saika määräytyy sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen käsit­te­lystä annetun lain (703/2023), arkis­to­lain (831/1994) sekä Siun soten tiedo­noh­jaus­suun­ni­telman mukai­sesti. Digi­taa­li­sissa palve­luissa käytyjen asioin­tien (sisältäen mm. lomakkeet ja käydyt keskus­telut) tietoja säily­te­tään palve­lussa kolme vuotta.

Asiakas voi poistaa tilinsä digi­taa­li­sista palve­luista halu­tes­saan. Tilin pois­ta­misen yhtey­dessä, asiakkaan henki­lö­tiedot mukaan lukien asioin­tien tiedot poistuvat digi­taa­li­sista palve­luista. Tilin poisto ei vaikuta sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­miin kirjat­tuihin tietoihin.

Mikäli Taika-teko­ä­ly­kir­jaus­työ­kalua hyödyn­ne­tään asia­kas­ta­paa­mi­sissa, työkalu luo tapaa­mi­sessa käydystä keskus­te­lusta tai ammat­ti­laisen sanelusta tallen­teen, jonka pohjalta työkalu luo trans­krip­tion ja kirjaus­luon­noksen ammat­ti­hen­ki­lölle. Trans­kriptio ja kirjaus­luonnos eivät tallennu. Tallen­netta säily­te­tään 48 tuntia, jonka jälkeen tallenne tuhoutuu auto­maat­ti­sesti. Ammat­ti­lainen voi poistaa tallen­teen ennen säily­ty­sajan täyt­ty­mistä laadit­tuaan sosiaali- ja tervey­den­huollon asia­kas­tie­tojen kirjaukset asiakas- tai poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään.

Rekis­te­röi­tyjen oikeudet

Oikeus saada tutustua tietoihin

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jältä vahvistus siitä, käsit­te­leekö tämä häntä koskevia henki­lö­tie­toja. Jos rekis­te­röidyn tietoja käsi­tel­lään, rekis­te­rin­pi­täjän on toimi­tet­tava hänelle jäljennös käsi­tel­tä­vistä henki­lö­tie­doista. Oikeus voidaan evätä vain laissa säädetyin perustein.

Oikeus oikaista tietoja

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia, että rekis­te­rin­pi­täjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheel­liset henki­lö­tiedot. Rekis­te­röi­dyllä on myös oikeus saada puut­teel­liset henki­lö­tiedot täyden­nettyä. Oikeus voidaan evätä rekis­te­rin­pi­täjän arvioinnin perus­teella.

Oikeus poistaa tiedot

Oikeutta tietojen pois­ta­mi­seen ei ole, sillä tietoja käsi­tel­lään rekis­te­rin­pi­täjän laki­sää­teisen tehtävän suorit­ta­mi­seksi. Tämä tarkoittaa, että asiakas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mään kirjat­tuja tietoja ei voi pyytää pois­ta­maan.

Asiakas voi kuitenkin poistaa oman tilinsä digi­taa­li­sista palve­luista halu­tes­saan. Tällöin asiakkaan henki­lö­tiedot mukaan lukien asioin­tien tiedot poistuvat digi­taa­li­sista palve­luista.

Oikeus siirtää tiedot järjes­tel­mästä toiseen

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jälle toimit­ta­mansa henki­lö­tiedot jäsen­nel­lyssä, yleisesti käyte­tyssä ja koneel­li­sesti luet­ta­vassa muodossa sekä halu­tes­saan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekis­te­rin­pi­tä­jälle. Oikeus ei koske tätä käsit­telyä.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa tietojen käsit­telyä

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus vastustaa henki­lö­tie­to­jensa käsit­telyä eli pyytää, ettei tietoja käsi­tel­täisi ollenkaan. Oikeus voidaan evätä vain laissa säädetyin perustein.

Rekis­te­röi­dyllä on tietyissä tilan­teissa oikeus pyytää rekis­te­rin­pi­täjää rajoit­ta­maan häntä koskevien henki­lö­tie­tojen käsit­telyä. Oikeus voidaan evätä vain laissa säädetyin perustein.

Oikeus olla joutu­matta auto­maat­tisen päätök­sen­teon kohteeksi

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen. Oikeus ei koske tätä käsit­telyä, sillä digi­taa­li­sissa palve­luissa ei suoriteta auto­maat­tista päätök­sen­tekoa.

Oikeus tehdä ilmoitus valvon­ta­vi­ran­omai­selle

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä ilmoitus tieto­suo­ja­val­tuu­tetun toimis­toon, mikäli hän katsoo, että hänen tieto­suo­ja­oi­keuk­siaan on loukattu tai hän on havainnut epäkohdan henki­lö­tie­tojen käsit­te­lyssä. Tieto­suo­ja­val­tuu­tettu ei lähtö­koh­tai­sesti ota kantaa sellai­siin tapauk­siin, joissa rekis­te­rin­pi­tä­jään ei ole oltu itse yhtey­dessä. Lisä­tie­toja saa hyvin­voin­tia­lueen tieto­suo­ja­vas­taa­valta tai tieto­suo­ja­val­tuu­tetun toimis­tosta: www​.tieto​suoja​.fi.